Chargé de gestion administrative des stages H/F

Pour notre client, École de commerce reconnue et tournée vers les générations futures, nous recrutons un(e) Chargé(e) de gestion administrative des stages dans le cadre d’un CDI.

Cette école de commerce de qualité œuvre depuis de nombreuses années et se positionne comme une institution incontournable de l’enseignement supérieur.

Opérant depuis les campus du nord de la France, de Nice, de Paris, Londres et Singapour, cette école est l’une des 15 meilleures écoles de commerce européennes.

Entièrement internationale et directement connectée au monde de l’entreprise, c’est une école de commerce d’excellence…

Salaire intéressant avec avantages :

Les avantages:

• Congés additionnels + Intéressement + Participation + Mutuelle d'entreprise.

• Tickets restaurant + Télétravail + Autres.

• Télétravail 1 jour par semaine.

Votre mission :

Dans le respect des règles définies par la responsable du pôle Stages, il s’agit d’assurer la gestion administrative des stages en France et à l’étranger pour les étudiants, français et étrangers, conformément à la législation et aux procédures en vigueur dans l’école.

Ce poste s’inscrit dans la stratégie de l’école dans le cadre de sa visibilité internationale, et du développement de l’expérience de l’étudiant, quel que soit son campus.

• A. Gestion administrative des stages en France et à l’étranger :

-Validation et suivi des fiches de mission.

-Gestion et suivi des conventions de stage et avenants en conformité avec la législation et les procédures en vigueur.

-Accompagnement des étudiants internationaux dans leurs démarches auprès des instances françaises (CPAM…), interface avec les instances compétentes.

-Information et vérification des couvertures d’assurance des étudiants nécessaires dans le cadre de leur stage avant l’intégration en entreprise.

-Gestion des absences en entreprise.

-Gestion des bourses IDF.

-Élaboration et gestion de tableaux de suivi des stages en France et à l’étranger par diplôme.

-Relecture des livrets de stage pour chaque programme.

• B. Accueil, information et accompagnement :

-des étudiants : sur la législation en vigueur, les règlements de stages, les procédures à suivre, les documents préalables à fournir avant toute signature de convention de stage, les couvertures sociales des étudiants étrangers en France…

-des entreprises : sur l’état d’avancement du traitement des dossiers des étudiants, les procédures à suivre…

-des professeurs : remise des copies des fiches d’évaluation, synthèse, évaluation, auto-évaluation sur demande, renseignements sur les dossiers des étudiants dont ils assurent le tutorat.

-Exploitation et analyse des fiches d’évaluation et de synthèse des étudiants.

-Gestion des enquêtes stages auprès des étudiants et des entreprises.

• C. Collaboration au développement des outils digitaux :

-Contribution à l’évolution de l’outil de gestion automatisée des stages : amélioration des fonctionnalités et résolution des bugs identifiés en lien avec le service du numérique.

-Exploitation et analyse des fiches d’évaluation et de synthèse des étudiants.

• D. Soutien à la coordination de la correction des rapports de stage.

• E L’élaboration et le suivi des bons de commandes et factures du service.

• F. Soutien au service carrières et stages.

• G. Soutien global à l'école en fonction des impératifs de calendriers (recrutements des étudiants, etc.).

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau BAC +3 (Licence / Bachelor) dans l’assistanat.

• Vous avez une première expérience professionnelle de 2 ans dans la gestion administrative.

• Vous êtes de niveau B2 en anglais.

• Vous maîtrisez le Français (orthographe et syntaxe).

• Vous maîtrisez les techniques d’organisation (organiser son travail, gérer les priorités, classement…).

• Vous avez idéalement la connaissance de la règlementation sur les stages.

• Savoir maîtriser ses réactions en situation de stress (maîtrise de soi).

• Savoir communiquer en s’adaptant aux différents interlocuteurs internes ou externes.

• Vous maîtrisez les outils bureautiques standards et les applications spécifiques.

• Vous savez répartir votre travail en fonction des contraintes, des besoins et des priorités.

• Vous devez respecter la confidentialité des informations traitées.

• Savoir trouver rapidement l’information et Instruire et suivre des dossiers (conventions de stage).